Prescripción de faltas laborales: los plazos que tiene la empresa

Un incumplimiento no se puede sancionar indefinidamente. El Estatuto de los Trabajadores fija plazos cortos y contarlos bien puede convertir un despido disciplinario en improcedente.

Los tres plazos, y el que casi nadie recuerda

El Estatuto de los Trabajadores establece un sistema doble de plazos para sancionar una falta laboral, y hay que superar los dos:

• Plazo corto, desde que la empresa lo sabe: diez días para las faltas leves, veinte para las graves y sesenta para las muy graves.
• Plazo largo, desde que el hecho ocurrió: seis meses, con independencia de cuándo se enterase la empresa.

El segundo es el que se olvida y el que resuelve muchos casos: aunque la empresa alegue haberse enterado la semana pasada, si el hecho ocurrió hace más de medio año la falta ya no se puede sancionar. Es un límite objetivo, pensado precisamente para que un incumplimiento antiguo no quede colgando indefinidamente sobre el trabajador.

Desde cuándo se cuenta el plazo corto

Aquí está la discusión práctica de casi todos los casos. El plazo no arranca cuando lo sabe cualquier compañero, sino cuando lo conoce quien tiene capacidad para sancionar —la dirección, el departamento de personal o el mando con esa competencia— y con un conocimiento cabal y completo del hecho, no una sospecha vaga.

De ahí salen tres situaciones frecuentes:

1. La empresa alega que se enteró tarde. Es lo habitual, y lo que se discute en juicio es si eso es creíble: los correos internos, los partes, los informes de auditoría y las fechas de los propios documentos suelen delatar cuándo se supo.
2. La empresa abre una investigación interna. Mientras la investigación es necesaria para conocer el hecho de forma completa, el plazo no corre; pero no vale abrir un expediente eterno para estirar el calendario.
3. Faltas continuadas. Cuando el incumplimiento se repite en el tiempo, el cómputo se hace sobre la última conducta, no sobre la primera. Es la vía por la que una situación antigua puede seguir siendo sancionable.

Qué pasa si la empresa se pasa de plazo

La consecuencia es directa: la falta ha prescrito y no puede sancionarse. Y si la sanción impuesta era el despido, ese despido queda sin la causa que lo justificaba.

Traducido a resultados: un despido disciplinario basado en hechos prescritos se declara improcedente, con las consecuencias económicas que eso implica. No hace falta discutir si los hechos ocurrieron o no: basta con que estuvieran fuera de plazo.

Por eso, cuando llega una carta de despido disciplinario, la primera lectura no es sobre el fondo: es sobre las fechas. Qué hechos se imputan, cuándo se dice que ocurrieron y cuándo se firma la carta.

La graduación de la falta también importa

El plazo depende de la calificación —leve, grave o muy grave—, y esa calificación no la decide libremente la empresa: la fija el convenio colectivo aplicable, que suele tener un cuadro de faltas y sanciones bastante detallado.

Eso abre dos vías de defensa que se usan mucho:

• La falta está mal calificada. Si lo que el convenio considera leve se ha tratado como muy grave para ganar plazo, la sanción cae por ahí.
• La sanción es desproporcionada. Aun siendo cierto el hecho, la sanción tiene que corresponder a la gravedad. El despido es la máxima, y no cualquier incumplimiento la justifica.

Lo que la empresa no puede hacer al sancionar

Además de los plazos, el Estatuto pone límites al contenido de la sanción:

• No se pueden reducir las vacaciones como castigo.
• No caben las multas de haber, es decir, descontar dinero del salario como sanción.
• La sanción tiene que comunicarse por escrito cuando se trata de faltas graves y muy graves, con los hechos y la fecha de efectos.
• No se puede sancionar dos veces el mismo hecho, ni convertir una sanción ya impuesta en un despido posterior por los mismos hechos.

Ese último punto es muy relevante en la práctica: si por unos hechos se impuso una suspensión de empleo y sueldo, la empresa ya ha ejercido su facultad disciplinaria y no puede volver sobre ellos.

Los plazos del trabajador para reaccionar

La otra mitad del calendario. Frente a una sanción, el trabajador tiene un plazo de veinte días hábiles para impugnarla ante el juzgado de lo social, el mismo que rige para el despido. Y ese plazo es preclusivo: pasado, la sanción queda consolidada aunque fuera injusta.

Dos precisiones prácticas:

• Firmar el recibí no es aceptar la sanción. Conviene añadir «recibido, no conforme» y guardar copia, pero incluso sin esa fórmula, firmar la recepción no impide impugnar.
• Conviene reaccionar aunque la sanción sea leve. Una sanción no impugnada queda en el expediente y sirve de antecedente para la siguiente, y en materia disciplinaria la reincidencia agrava.

Cómo se prueba cuándo lo supo la empresa

Es el punto decisivo y suele resolverse con documentos que ya existen:

1. Correos internos en los que se comenta el hecho, con su fecha.
2. Partes de incidencia, informes de turno o registros firmados por un mando.
3. Actas de reunión en las que se trató el asunto.
4. La propia carta de despido, que a veces reconoce la fecha en la que la empresa detectó los hechos.
5. Testigos, cuando no hay rastro documental.

De ahí una recomendación que sirve para cualquier conflicto laboral: guardar copia de las comunicaciones desde el primer momento, y anotar fechas. La memoria no sirve en un juicio; un correo con fecha, sí.

Cinco comprobaciones al recibir una sanción o un despido disciplinario

1. Fecha de los hechos que se imputan. Si son de hace más de seis meses, hay un argumento de prescripción.
2. Fecha en que la empresa dice haberlos conocido, y si eso encaja con los documentos que existen.
3. Calificación de la falta según el convenio, y si la sanción corresponde a esa calificación.
4. Concreción de los hechos: fechas, actos y circunstancias. Las fórmulas genéricas limitan a la empresa en el juicio.
5. Plazo propio de veinte días hábiles para impugnar, contado desde la notificación.

Cómo se cuentan los días

Parece un detalle menor y decide casos. Los plazos de prescripción de faltas se computan en días naturales, mientras que el plazo del trabajador para impugnar una sanción o un despido se cuenta en días hábiles. Son dos relojes distintos y conviene no mezclarlos.

Tres reglas prácticas para no equivocarse:

• El día inicial no cuenta. El cómputo empieza al día siguiente del hecho relevante.
• En el plazo del trabajador no cuentan sábados, domingos ni festivos, y ahí es donde más se falla al calcular a ojo.
• Anota la fecha de notificación en el momento en que recibes el documento, porque después es la fecha que todo el mundo discute.

Situaciones que suspenden o alargan el plazo

No todo corre siempre. Hay circunstancias que afectan al cómputo y que la empresa suele invocar:

1. Expediente disciplinario tramitado cuando el convenio lo exige para determinados casos o para representantes de los trabajadores.
2. Investigación necesaria para conocer los hechos con la precisión suficiente, siempre que sea real y proporcionada en el tiempo.
3. Actuación de terceros, como una auditoría externa o una denuncia que da lugar a comprobaciones.
4. Faltas continuadas, en las que el cómputo se traslada al último acto de la conducta.

El límite de todo eso es el sentido común y el propio texto de la norma: una investigación que se alarga sin justificación no puede servir para dejar en suspenso indefinidamente la facultad de sancionar.

Qué mirar en el convenio colectivo

El convenio es la pieza que casi nadie consulta y la que más ayuda. Suele contener:

• El cuadro de faltas con su calificación como leves, graves y muy graves.
• Las sanciones posibles para cada grado, con su duración máxima.
• Plazos de cancelación de antecedentes: pasado un tiempo sin nuevas faltas, las anteriores dejan de contar como reincidencia.
• Procedimiento, cuando exige audiencia previa o comunicación a la representación de los trabajadores.

Ese punto de la cancelación de antecedentes es especialmente útil: si la empresa apoya la gravedad en sanciones antiguas ya canceladas, ese argumento se cae.

Aviso: esta página explica el régimen general de la prescripción de faltas laborales con la norma en la mano, y el convenio aplicable puede introducir matices en la calificación y en el procedimiento. Ante una sanción o un despido, lo prudente es consultar de inmediato, porque los plazos para reaccionar son cortos.

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